Ärendehantering

Innan ett utskott eller kommunstyrelsen kan behandla ett ärende ska en handläggare bereda ärendet. Att bereda ett ärende innebär att handläggaren arbetar fram ett beslutsunderlag med förslag till beslut i en tjänsteskrivelse.

Kallelse/föredragningslista

En vecka innan ett utskott, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige sammanträder ska samtliga ledamöter få en kallelse/föredragningslista.

Denna ska innehålla uppgifter om var och när mötet äger rum. Den innehåller även uppgifter om de ärenden ska ska utskottet, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige ska behandla på det aktuella sammanträdet.

Beslutsfattande

Ett sammanträde börjar alltid med att ordföranden öppnar mötet. Därefter sker godkännande av föredragningslistan. En enskild ledamot kan tillstyrka ett förslag eller reservera sig mot ett förslag.

Ett beslut kan bordläggas. Bordläggning av ett beslut innebär att behandling av ärendet inte sker på det aktuella sammanträdet, det får istället ske på ett kommande sammanträde. Ett ärende kan även återremitteras till handläggaren om ärendet behöver utredas ytterligare.

Protokollskrivning och justering

Kommunsekreteraren för, vid varje sammanträde, protokoll. Sekreteraren noterar alla beslut, reservationer eller eventuella voteringar.

Tillsammans ensas deltagarna i sammanträdet om tid för justering – det vill säga att protokollet ska korrekturläsas – och vilka som ska utföra detta.

Expediering

Att expediera ett beslut innebär att kommunen skickar beslutet till berörd part, samt handläggare, för verkställighet.

Anslag av protokoll

Munkfors kommun publicerar anslagsbevis om justerat protokoll på kommunens digitala anslagstavla.
Via anslaget kan allmänheten ta del av vilka beslut som är fattade och dessutom få information om när ett eventuellt överklagande måste ha kommit in till kommunen. 

Arkivering

När ärendet har behandlats färdigt arkiveras det. Varje kommun ska ha ett kommunarkiv och hanteringen av kommunens dokument ska följa riktlinjerna i arkivlagen, arkivförordningen och kommunens riktlinjer för hantering av kommunens arkiv. Kommunarkivet tar emot, förtecknar och slutförvarar myndigheternas arkiv.